Forskningsdataregistret
Registrera och återsöka projektdata
Forskningsdataregistret fungerar som ett formulär och gör det möjligt för Umeå universitet att samla in och upprätthålla ett register och arkivera information om forskningsprojekt och tillhörande dataset. Information om projektet och dess forskningsdata arkiveras i Umeå universitets e-arkiv och görs sökbar för institutionernas arkivsamordnare. Registreringen kan göras löpande under projektets gång, till exempel efter en publikation, eller senast när projektet har avslutats.
Registrera projektdata
Logga in i forskningsdataregistrets formulärtjänst
För att nå formuläret där du registrerar din projektdata måste du vara uppkopplad på VPN och därefter gå till forskningsmetadataformulärets sida och logga in med ditt UMU-id och multifaktorautentisering.
Gå till forskningsdataregistret
När du är inloggad kommer du till formulärets startsida med rubriken Mina projekt.
På startsidan hittar du:
- en knapp för att skapa ett nytt projekt
- ett filter för att söka bland dina projekt
- en meny för att sortera registrerade projekt
- en lista över de projekt du är Principal Investigator för och har rätt att administrera
- information om formuläret och definitioner.
Skapa nytt projekt
När du klickar på knappen Nytt projekt kommer du till ett formulär där du skapar ett nytt projekt genom att fylla i information om ditt forskningsprojekt. Mycket av informationen kan du hämta från andra dokument som ansökningshandlingar och datahanteringsplaner. När du har fyllt i formuläret klickar du på knappen Spara. När du har sparat ett projekt kommer det att synas i listan under Mina projekt på startsidan.
Administrera registrerade projektdata
När du har skapat ditt projekt, kommer du automatiskt till en sida där du kan administrera projektet. Du kan även gå till denna vy om du klickar på projektet från startsidan under “Mina projekt”.
Sidan innehåller
- knappen Redigera projekt
- knappen Kopiera projekt
- knappen Ta bort projekt
- knappen Redigera medförfattare
- knappen Läs händelselogg
- en lista över projektets registrerade dataset och dess status
- möjlighet att registrera ett nytt dataset med knappen Skapa nytt dataset
- en definition av termen dataset
- knappen Granska och arkivera. För att kunna arkivera ett projekt måste du först registrera ett dataset.
Registrera dataset
För att registrera ett dataset klickar du på knappen Skapa nytt dataset. Knappen leder dig till ett formulär där du ska beskriva den data som ingår i forskningsprojektet. Ett forskningsprojekt kan ha flera dataset. När du har fyllt i formuläret klickar du på knappen Spara.
Redigera projektinformation
När du är inne på det registrerade projekt som du vill redigera, klickar du på Redigera projekt. Då kan du komplettera eller justera informationen om ditt projekt ifall du behöver. Det är möjligt att komplettera informationen fram till dess att du väljer att arkivera och skrivskydda projektet.
Kopiera projektinformation till nytt projekt
Om du behöver skapa ett nytt projekt med liknande information som det du redan har registrerat kan du välja att kopiera ditt nuvarande projekt och bara ändra den information som skiljer projekten åt. För att kopiera ett projekt går du in på det projekt du vill kopiera i listan på sidan Mina projekt. Klicka på knappen Kopiera projekt. Redigera den information som skiljer sig från ursprungsprojektet och välj Spara när du är klar.
Ta bort ett projekt
Du kan ta bort ditt projekt med tillhörande metadata permanent, förutsatt att det inte är arkiverat och därmed skrivskyddat. Du ska bara ta bort ett projekt i undantagsfall, till exempel om du har skapat en testversion av ett projekt eller om projektet lades ner innan data genererades. För att ta bort projektet permanent måste du ange projektets ID-nummer. Numret hittar du i hjälptexten, i projektets händelselogg eller om du klickar på Granska och arkivera.
Redigera vilka som är medförfattare
Om du klickar på Redigera medförfattare på projektsidan kan du lägga till UMU-id på personer som ska ha tillgång till projektet för att komplettera med information. Det är bara du som upphovsperson som kan arkivera projektet. Läs mer om hur du arkiverar under följande rubriker.
Läs händelseloggen för ditt projekt
Varje aktivitet som du registrerar loggas i en händelselogg. Händelseloggen hittar du på projektsidan om du klickar på Läs händelselogg.
Applikationen loggar: datum, person (vem som utförde åtgärden), kontaktuppgifter (mejladress till den som gjort åtgärden), objekt (vilket objekt som ändrades), åtgärd (skapad/läst/uppdaterad) och projektets unika id-nummer.
Tjänsten loggar inte vad i innehållet som har ändrats bara att något har ändrats.
Granska och arkivera
När du har säkerställt att informationen om projektet är komplett och du inte planerar att lägga till någon mer information om projektet, ska du arkivera projektinformationen.
För att påbörja arkiveringen klickar du på Granska och arkivera på projektsidan. Där får du en sammanfattning av den information du har lagt in.
När du har granskat informationen och eventuellt redigerat felaktig information eller kompletterat med information som saknats, klickar du på knappen Arkivera projekt. Du får då två alternativ för vilken typ av arkiveringen du vill göra. Läs om dessa två alternativ i följande avsnitt.
Arkivera projekt
Om du väljer Arkivera projekt skapas en arkivpost i universitetets e-arkiv. Om du väljer detta alternativ, kan du fortfarande redigera ditt projekt och utse medförfattare som kan komplettera med information. Om du till exempel har flera dataset i ett projekt som hanteras efter varandra, kan du arkivera dem i tur och ordning allteftersom dataseten färdigställs.
Arkivera och skrivskydda projekt
När du är helt färdig med att beskriva ditt projekt och det inte kommer att tillkomma nya dataset eller annan information, ska du välja Arkivera och skrivskydda projekt. Då kan projektinformationen inte längre ändras, annat än om en administratör låser upp det. När posten arkiveras och skrivskyddas är det enbart arkivarierna vid Universitetsförvaltningen och institutionens arkivsamordnare som kan göra utsökningar och kunna se metadata för projektet.
Information att fylla i:
Arkivering av forskningsdata
Viss information i formulären är obligatorisk.
Forskningsprojekttitel: Ange projektets namn. Informationen är obligatorisk.
Har projektet en alternativ titel eller titel på ett annat språk: Ange om projektet har en alternativ titel eller titel på annat språk för att öka möjlighet att återsökta projektet. Du kan bara svara Ja eller Nej på den här frågan, men om du svarar ja får du upp ett fält där du fyller i den alternativa titeln.
Ange projektets alternativa titel eller titel på ett annat språk. Skriv in projektets andra namn. Du får bara den här frågan om du svarade ja på föregående fråga.
Forskningsansvarig (PI): Ange vem som är huvudansvarig för projektet vid Umeå universitet. Informationen fylls i automatiskt, men du kan ändra uppgiften om det är någon annan än PI som gör registreringen. För att ändra tar du bort den ifyllda informationen i rutan och ersätter med egen text.
UMU-id: Informationen fylls i automatiskt. Om du skulle behöva ändra UMU-id tar du bort den ifyllda informationen i rutan och ersätter med egen text.
E-post: Informationen fylls i automatiskt, men fältet går att redigera.
Institution: Välj den institution som ansvarar för projektet. Listan över institutioner hämtas från Raindance. Vissa institutioner har flera underavdelningar. Om du tillhör en avdelning ska du ändå välja din närmaste institution . Informationen är obligatorisk.
Har projektet haft en tidigare huvudman? Ange om projektet har tillhört en annan huvudman, till exempel ett annat universitet. Om du svarar ja på frågan får du upp ett fält där du fyller i projekthistorik.
Projekthistorik: Om du svarade ja på förra frågan ska du ange vilken eller vilka huvudmän projektet har haft tidigare.
Projektbeskrivning: Ge en sammanfattning av projektet. Denna information bör gå att hämta från datahanteringsplanen och/eller ansökningshandlingar.
Projektets ämnesområde: Ange vilket eller vilka fält forskningen bedrivs inom. De ämnesområden du kan välja mellan är hämtade ur DiVA. Du kan välja mer än ett ämnesområde och för varje ämnesområde du väljer får du upp ytterligare ett fält där du kan ange underområden. För att ta bort ett enskilt valt område för du muspekaren över det område du vill ta bort och klickar på det kryss som då dyker upp. Om du klickar på suddet rensar du hela fältet på samtliga valda områden.
Projektdeltagare: Ange vilka som deltar i projektet. Ange deltagarnas namn, roll, e-postadress och Orcid, om ett sådant finns.
Är forskningsprojektet en del i ett samarbete? Ange om projektet ingår i ett samarbete med andra organisationer, företag eller myndigheter. Om du svarar ja på frågan får du upp ett fält där du anger projektets huvudman.
Huvudman: Om du svarade ja på föregående fråga ska du ange vilken organisation som är huvudman för projektet.
Andra organisationer i projektet: Om projektet ingår i ett samarbete ska du ange vilka andra deltagare som ingår i samarbetet.
Startdatum: Datum då projektet startade. Använd datumformatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
Slutdatum: Datum då projektet avslutades. Använd datumformatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
Forskningsprojektets diarienummer: Ange projektets diarienummer. Diarienumret är viktigt för att kunna koppla samman data med projektets administrativa handlingar.
Finansiär: Ange vilken eller vilka forskningsfinansiärer som finansierar forskningen. Du kan markera fler än en finansiär samtidigt. Listan på finansiärer är hämtad från universitetets forskningsstrategiska råd .
Annan finansiär: Om finansiären inte finns med i listan kan du ange finansiären här.
Ange id hos finansiär(er): Ange finansiärens ärendenummer.
Finns det ett etikgodkännande för forskningsprojektet? Ange om det finns ett etikgodkännande för projektet. Om du svarar ja får du upp ett fält där du anger det diarienummer som du fick från Etikprövningsmyndigheten.
Ange diarienummer hos Etikprövningsmyndigheten: Om du svarade ja på föregående fråga anger du det ärendenummer som ditt projekt har fått från Etikprövningsmyndigheten.
Ange Raindancenummer: Ange det ärendenummer som projektet har i ekonomisystemet Raindance.
Information att fylla i:
Registrera dataset
Datasetstitel: Obligatorisk uppgift. Benämning på angivet dataset.
ID eller PID: Ange om det finns en unik persistent identifierare för projektet.
Ange vilken typ av forskningsdata: Beskriv vilken typ av data som datasetet består av. Mer information om vad som kan ingå finns under ”Beskrivning av forskningsdata”
Metadatastandard eller uppmärkningsmetod: Beskriv hur filer är döpta och organiserade. Mer information vad en metadatastandard är finns under ”Metadatastandarder”
Filformat: Lista vilka filformat som datasetet innehåller.
Krav på programvaror för att analysera eller läsa forskningsdata: Beskriv vad som krävs för att kunna läsa, eller tolka datan.
Innehåller forskningsdatan känsliga personuppgifter?: Svara på om datan innehåller känsliga uppgifter. Ja- eller nej-fråga.
Innehåller forskningsdatan sekretessbelagd information?: Svara på om att datan innehåller sekretessbelagda uppgifter.
Datum för sista publicering: Ange datum då sista publicering gjordes på data. Det avgör när gallringsfristen ska börja beräknas från.
Gallringsbeslut: Svara på om det finns ett gallringsbeslut. Ja- eller nej-fråga.
Diarienummer till beslutet om gallring: Om du svarar ja på föregående fråga, ska du ange beslutets diarienummer.
Data ska bevaras: Ja- eller nej-fråga.
Forskningsdata har gallrats: Ja- eller nej-fråga.
Hur andra får tillgång till forskningsdata: Beskriv hur andra kan få tag på datan. Ge antingen en utförlig beskrivning, en länk till en serveryta eller kontaktuppgifter till en person som kan ge tillgång till datan.
Uppskatta datavolymen för projektets forskningsdata: Ange eller uppskatta hur stor datamängden är.
Publicering på annan plats: Svara på om data har publicerats utanför Umeå universitet. Tex konferenser, tidskrifter eller repetitorier.
Roller
Principal Investigator (PI) – ansvarig för att beskriva sitt projekt och sin data. Det är möjligt att ge behörighet till flera personer för att beskriva ett projekt.
Medförfattare – Har fått i uppgift av PI att fylla i information om projekt och/eller dataset.
Ansvarig för allmänna handlingar vid institution – Utgör första supportväg. Säkerställer att det finns rutin att fylla i formulären och bör granska dem innan de skickas för arkivering. Säkerställer att data lämnas ut på begäran, efter prövning.
Arkivarie – agerar andra supportväg för frågor som gäller applikationen och hur man fyller i formulären. Ansvarar för framtagning av utbildningsmaterial och information. Svarar för att söka fram metadata och hänvisa till rätt institution på begäran av någon som vill hitta forskningsdata. Har administratörsrättigheter i tjänsten och kan låsa upp slutarkiverade formulär vid behov.
Systemadministratör – Står för drift, underhåll och eventuell utveckling av applikationen och utgör tredje supportvägen för frågor och tekniska problem.