Skapa och skicka in en ansökan 

Ser din vy i Solemove annorlunda ut än bilden nedan? Det kan bero på att du tidigare har fått lön från Umeå universitet eller att du är deltidsanställd som amanuens. Om så är fallet, kontakta Solemove@umu.se innan du skapar din ansökan.

Steg 1. Skapa ny ansökan

Klicka Create new application under rubriken My applications. 

Steg 2. Fyll i basinformation

Fyll i Basic information för ditt utbyte. Under Application type, välj ”Normal student exchange”. Under Mobility type, välj ”S-Study”.  Välj Application period i rullgardinsmenyn. Se till att du väljer rätt ansökningsomgång (utlysning). Det kan finnas flera utlysningar/ansökningsomgångar öppna samtidigt. Klicka på ”Save”.

Personuppgifter 

För Erasmusutbytesstudenter: Om din ansökan gäller utbyte inom Erasmusprogrammet kommer en del av den information som du lägger till under Personal data (personuppgifter) och Current studies (nuvarande studier) i din ansökan att överföras till ditt online-studieavtal (Online Learning Agreement). Det är därför viktigt att du fyller i dessa uppgifter korrekt då det kan vara svårt att ändra i efterhand.  

Steg 3. Fyll i personuppgifter

Personal data 
Fyll i de obligatoriska fälten med den information som krävs – markerade med en asterisk (*).  VIKTIGT!  

• Fyll i ditt namn så som det står i ditt pass (alla namn).  

• Skriv ditt tilltalsnamn med versaler.  

• Fyll i dina uppgifter noggrant, eftersom uppgifterna i Solemove är de uppgifter som kommer att användas i all framtida kontakt med värduniversitetet, om du sen blir nominerad till utbytesstudier.

Contact person in case of emergency Fyll i namn och kontaktuppgifter till en person (exempelvis en förälder) som kan kontaktas i händelse av kris.    OBS! Klicka på ”Save” när alla obligatoriska fält är ifyllda. 

Steg 4. Fyll i ansökningsomgång och kontaktperson

Home institution information
Gå till fliken ”Home institution information tab” genom att klicka på pilen.
Välj ”Unit responsible for the nomination round” (Enhet ansvarig för nomineringsomgången) genom att klicka på plusikonen.
Välj den institution/fakultet från listan som ”äger” ansökningsomgången. Observera att det måste vara samma institution/fakultet som anges i fältet Application period (Ansökningsperiod), som finns högst upp på sidan.
OBS! Umeå University ska endast väljas när du ansöker om universitetsövergripande utbytesplatser. Om du väljer fel institution kommer din internationella kontaktperson inte att kunna se och behandla din ansökan.
Klicka på ”Select”. Departmental/Study counsellor Fyll i kontaktuppgifterna till institutionens kontaktperson. Klicka på ”Save”. 

Osäker? Om du är osäker vems kontaktuppgifter du ska fylla i, kontakta den internationella kontaktpersonen på din institution.  

Steg 5. Fyll i information om studierna

Gå till fliken Current studies. Fyll i information, eller välj i dragspelsmenyn där sådan finns, under följande rubriker:

Current level of studies (Aktuell studienivå): Välj den studienivå som du studerar på just nu (vid tidpunkten för denna ansökan).

Level of studies during the exchange (Studienivå under utbytet): Välj vilken nivå du tänkt studera på under dina utbytesstudier, bachelor (kandidat) eller master. Om du kan studera på båda studienivåerna, ange detta under ”Additional information” på nästa sida.
 
EU subject area at home: Välj från rullgardinsmenyn.
OBS! Om du söker utbyte via Erasmus måste det vara en fyrsiffrig kod för att ditt Online Learning Agreement ska vara giltigt. Om du är osäker på vilken kod du ska välja, kontakta den internationella kontaktpersonen på din institution. För andra utbytesplatser än Erasmus är det inte lika viktigt vilken kod du väljer, så länge den stämmer någorlunda överens med vad du studerar vid Umeå universitet.

Current programme (Nuvarande program): Ange ditt studieprogram. Om du inte är registrerad på ett studieprogram, ange din nuvarande kurs.

Which year you are currently studying: Ange vilket år på utbildningen du studerar just nu. Om du till exempel studerar ditt första år, skriv 1, osv.

Language knowledge (Språkkunskaper. Obligatoriskt): Som första språk (nr. 1) på listan, välj undervisningsspråket för ditt utbyte. För engelska rekommenderas B2. Lägg till ett annat språk om det behövs/önskas. Om du vill lägga till svenska, placera det sist.

Previous exchange (tidigare utbyte): Kryssa ja eller nej. Om du svarat ja, dvs om du varit på utbyte tidigare, ange universitetet och vilken termin du studerade där. Klicka på ”Save”. 

Steg 6. Termin och val av universitet

Gå till fliken Exchange information.   Duration of exchange: välj från rullgardinsmenyn. OBS! Använd endast någon av de angivna terminerna som finns i rullistan, även om de universitet du ansöker till har andra terminstider än Umeå universitet. Välj inte ”Annat”.  

University selection (ranked in Order of priority):  

1. Lista dina valda universitet i prioritetsordning. OBS! Om du ansöker om utbytesplatser inom ramen för universitetets övergripande avtal kan du söka till högst fyra olika universitet. Om du ansöker om utbytesavtal kopplade till en institution eller fakultet måste du kontrollera med den internationella kontaktpersonen vid respektive institution om det finns några begränsningar för hur många universitet du kan söka till. Internationella kontaktpersoner 
2. Välj ”type of exchange” (utbytestyp): ”Normal”.
3. Välj ”Country” från rullistan. Välj ”University” genom att klicka på +-ikonen. Endast tillgängliga universitet i det landet visas. Klicka på ’Choose’ och sedan på ”Save”.
4. Lägg till ytterligare ett universitet genom att upprepa proceduren. För att ta bort destinationen, välj ikonen för radering. För att redigera destinationsalternativet i listan, välj ikonen för redigering. Du kan ändra prioriteten genom att klicka på pilarna bredvid landets namn.
5. Klicka på ”Save”.
6. (Om tillämpbart) Additional information: om du behöver ytterligare stöd från partneruniversitetet, skriv vilken typ av stöd du behöver.
7. Klicka på ”Save”. 

Steg 7. Bilagor

Gå till fliken Enclosures (Bilagor).  Om du ansöker om en plats inom ett universitetsövergripande avtal måste du skicka in följande dokument: 

För utbytesstudier utanför Europa

• Komplett studieplan
• Intyg om deltagande i buddyprogrammet (om du varit med där).
• Språktest (endast om du inte har betyg i engelska från en svensk gymnasieskola). Ladda upp dokumenten under den blå fliken ”Enclosures”. 

För utbytesstudier via north2north 

• Komplett studieplan och motivationsbrev.
• Exempel på motivationsbrev finns på UArctics webbplats.

För utbytesstudier i Europa (Nordlys och övriga universitetsövergripande avtal) 

• Komplett studieplan
• Språktest (endast om du inte har de språkkunskaper som krävs från en svensk gymnasieskola). Ladda upp dokumenten under fliken ”bilagor”.
• Om du ansöker om utbytesavtal kopplade till institutioner eller fakulteter måste du kontrollera med den internationella kontaktpersonen vid respektive institution vilka dokument som behöver lämnas in. 

Steg 8. Kontrollera och skicka ansökan 

Gå till fliken ”Kontrollera och skicka ansökan”.  Denna flik visar status för alla andra flikar så att du snabbt kan se om din ansökan anses vara komplett enligt SoleMove (dvs. att alla obligatoriska fält har fyllts i). Tryck på knappen Check and send application så får du ett meddelande om du vill skicka din ansökan och därefter en avisering ”Application sent” i det övre högra hörnet. Du kan inte redigera din ansökan efter att den har skickats.  När sista ansökningsdag har passerat påbörjas granskning av alla mottagna ansökningar. Den processen kan ta flera veckor. Under denna tid kan du logga in på SoleMove och följa hur din ansökan behandlas.  Statusen ”Application sent” och ”Processing” indikerar att någon har öppnat din ansökan för granskning och behandlar den. När ansökan har behandlats får du ett e-postmeddelande med information om resultatet. 

Steg 9. Svara på resultatet av din ansökan

När alla ansökningar har granskats kommer du att få ett e-postmeddelande med resultatet av din ansökan. Din ansökan kommer antingen att bli ”Accepted” (godkänd) eller ”Rejected” (avslagen).

Om din ansökan har godkänts kommer din ansökningsstatus att ändras till ”Acceptance information sent” när e-postmeddelandet med vårt beslut har skickats till dig. Du måste nu logga in på SoleMove för att bekräfta, ”Confirm” eller avbryta ”Cancel” din ansökan i SoleMove.  Observera att du vanligtvis har sju dagar på dig att besluta om du vill acceptera eller avböja erbjudandet, så kontrollera dina e-postmeddelanden regelbundet för att se till att du inte missar deadline!  När du har fått resultatet kommer din institutions internationella kontaktperson att fortsätta behandla din ansökan och nominera dig till ett av våra partneruniversitet/partnerorganisationer. Denna process varierar beroende på din institution och vart du ska åka.  Följ dessa steg för att logga in och bekräfta eller avbryta ditt utbyte: 

1. Logga in på SoleMove och öppna din ansökan.
2. Klicka på ”I confirm” för att acceptera erbjudandet om nominering till utbytesplats, eller klicka på ”I cancel my application” om du vill dra tillbaka din ansökan/avvisa resultatet.

Steg 10. Ladda ner relevanta intyg och dokument  

När du har bekräftat ditt utbyte genereras tre dokument automatiskt i din ansökan: 

• Ditt nomineringsbrev. Detta kan till exempel användas som bevis på ditt utbyte om du vill hyra ut din lägenhet.
• Ett intyg om engelskakunskaper. Detta kan användas för att visa att du uppfyller kraven på engelskakunskaper. Observera dock att vissa partneruniversitet kan kräva att du gör ett officiellt engelskatest.
• Ett försäkringsintyg. Detta innehåller Umeå universitets försäkringsnummer från Kammarkollegiet.

Du bör ladda ner och spara alla dokument på din egen dator eller mobil för framtida referens och enkel åtkomst.