När en student på Umeå universitet har ansökt om att delta på er BIP hamnar ansökan i SoleMove. Du som är internationell kontaktperson kan logga in med ditt umu-id för att handlägga ansökningarna. Du måste få utökad behörighet i SoleMove för att kunna hantera BIP-ansökningarna. Om du saknar behörighet, kontakta solemove@umu.se

 

1. När studenten skickat in ansökan hamnar den under den lila fliken Outgoing students–’Short mobilities’.

Här syns alla ansökningar med ’Short student mobility’.

  

 

2. För att endast se BIP-studenter från er institution, sök ut er utlysning genom att välja den i rullistan under fliken ’Application period’. Studenterna måste ha angett er institution under ’Home unit’ för att du ska se ansökningarna.

3. Klicka på pennan för att börja handlägga. Status när studenten skickat in ansökan är ’Preliminary’.

 

4. Klicka på ’Accept’. Pop up fönster kommer upp. Markera de aktuella valen. Endast de alternativ som studenten fyllt i kommer upp.

Du kan skriva en kommentar i fältet ’Add a comment’, men inte obligatoriskt.

En ny pop up ruta dyker upp. Klicka ’Yes’.

 

När du klickat ’Accept’ ändras status direkt till ’Confirmed’

5. Klicka ’Send decision ’. Då får studenten ett meddelande om att ansökan är godkänd och kan skapa sitt Online Learning Agreement  (OLA) och även ladda ner nomineringsbrev, försäkringsintyg och engelskaintyg.

 

6.För att komma tillbaka till listmenyn, klicka ’Back to list’.

Ändra destinationsval

Om mottagande institution av någon anledning ändras, Klicka ’Change to preliminary’ för att kunna ta ett nytt beslut.

Klicka ’Accept’ och korrigera till rätt mottagande institution i pop up rutan som kommer fram. Observera att destinationen måste vara tillagd i din utlysning för att kunna väljas.

Klicka ’Send decision’ för att informera studenten om beslutet. OM studenten hunnit skapa sitt OLA, kommer det automatiskt uppdateras med aktuell destination.

 

Signera studenternas OLA

Du ska sedan signera studentens Online Learning Agreement (OLA)  i Solemove. När studenten skapat sitt OLA och själv signerat det, hittar du det i fliken längst till vänster och du kan även komma åt det inne i själva ansökan.

När du klickar ’Confirm’ skickas OLA:t till partneruniversitetet via Erasmus without paper (EWP) för signering och när de signerat kommer OLA:t tillbaka till studenten som laddar upp det i den aktuella Canvassajten.

’Confirm on behalf’: Om värduniversitetet av någon anledning inte kan signera en students OLA via EWP, finns sedan dec-24 en ny status ’Confirm on behalf’. Har du behörigheten Officer (vilket alla IKP har) eller högre behörighet, så kan du godkänna studentens OLA å partnerns vägar genom att klicka på ’Confirm on behalf’.

Observera att denna funktion endast bör användas i de fall studenten informerat er om att värduniversitetet inte lyckats signera OLA:t via EWP.

OLA:ts status fortfarande kommer att vara ’Wait host’s confirmation’ inom EWP-nätverket. Om partner vid ett senare tillfälle lyckas signera, kommer statusen att uppdateras.