Åtgärda icke-tillgängliga dokument publicerade på umu.se

/i , ,

För att komma åt tillgänglighetsbristerna bland dokumenten publicerade på våra publika webbar, till exempel umu.se, behöver vi börja någonstans. Målet på sikt är att alla dokument ska vara 100 procent tillgängliga, men de värsta problemen att komma till rätta med är dokument som är inskannade som bilder (och därmed inte maskinläsbara) och dokument som saknar PDF-taggar. 

Skärmbild från Siteimprove som visar rapporten om otillgängliga dokument

Denna rutin vänder sig till dig som är webbredaktör för umu.se och/eller Aktum, och som får rapporter från Siteimprove om icke-tillgängliga dokument. 

I rapporterna från Siteimprove är dessa problem beskrivna i var sin kolumn (Maskinläsbar och PDF-taggar). Det finns även en kolumn för andra problem, men dessa är inte lika prioriterade som de två som beskrivs här. 

Varför är dokument som är inskannade som bilder (ej maskinläsbara) ett problem? 

De går inte att läsa med skärmläsare och sökmotorer kan inte ge träff på innehållet. 

Varför är dokument utan PDF-taggar ett problem? 

Utan taggar i går det inte att navigera i dokumentet för den som använder tangentbord och skärmläsare kan inte förstå strukturen i dokumentet. 

Om signerade dokument 

Dokument som kräver underskrift för att vara giltiga (till exempel avtal eller beslut) bör signeras med digital signering i stället för att skannas. Om detta inte är möjligt eller praktiskt att genomföra med de gamla dokument du får i din rapport över otillgängliga dokument, bör du publicera dokumentet utan signatur på webbplatsen och se till att det signerade exemplaret är diariefört.  

Rutin för att åtgärda otillgängliga dokument 

  1. Ska dokumentet publiceras som dokument?

    Besluta om dokumentet fortfarande ska finnas publicerat på webben, och i så fall om det ska finnas som dokument eller som en vanlig sida på webbplatsen, vilket har många fördelar.

  2. Jobba om dokumentet i Word.

    Hitta originaldokumentet (troligen i Wordformat) eller skapa en ny version av dokumentet med hjälp av OCR (Optical Character Recognition). Använd Words inbyggda tillgänglighetskontroll för att kontrollera att det nya dokumentet är tillgängligt.

    1. Om du inte kan få tillgång till originalet, använd OCR i Adobe Acrobat Pro på det inskannade dokumentet.
    2. Om du inte har tillgång till Adobe Acrobat Pro, prova att använda OCR i detta onlineverktyg: https://www.onlineocr.net/.

  3. Skapa en ny tillgänglig PDF

    Skapa en ny pdf av dokumentet med hjälp av Words inbyggda tillgänglighetskontroll. För att PDF-taggarna ska bli rätt är det viktigt att du använder wordmallens formatmall med olika rubriknivåer.

    Obs! Kom ihåg att kontrollera stavning och att dokumentet använder våra nya tillgänglighetsanpassade mallar innan du gör en ny pdf av det.

  4. Ladda upp det nya dokumentet och radera det gamla

    Ladda upp och publicera det nya dokumentet i Episerver och uppdatera eventuella länkar till dokumentet.

    Flytta det gamla otillgängliga dokumentet till papperskorgen i Episerver. 

Undertexter i UmU Play

/i ,

Guider för hur du skapar undertexter i UmU Play finns i Canvas stödsidor för personal.

Dessa guiderna fungerar oavsett om du använder UmU Play i Canvas eller play.umu.se.

Skapa tillgängliga PDF-filer från Microsoft Word

/i , ,

Det första steget i att skapa ett tillgängligt PDF-dokument från Microsoft Word är att säkerställa att det ursprungliga Word-dokumentet är tillgängligt. För en steg-för-steg guide, se Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Word.

När vi exporterar ett tillgänglig Word-dokument till en PDF, är målet att göra det på ett sådant sätt att tillgänglighetsanpassningarna i Word-dokument bibehålls. Det inkluderar rubrikstruktur, alternativ text för bilder och uppmärkningar som uttryckligen identifierar listor, tabeller, dokumentspråk samt annat innehåll som är viktigt för tillgängligheten.

Skriv inte ut till PDF! Denna metod för att skapa en PDF-fil bevaras inte dokumentets tillgänglighetsanpassning. Den rätta metoden att exportera till PDF beror på vilken version av Microsoft Office du använder (Se nedan).

Word (Windows)

  • Gå till Arkiv och välj ”Spara som”. Välj destination för dokumentet och välj sedan PDF från de val av filformat som erbjuds. Välj alternativet ”Standard (publicera online och skriv ut)”. Som standard ger det en PDF-fil som bevarar dokumentets tillgänglighetsanpassning.
  • Klicka på Alternativ och under rubriken PDF-alternativ kryssar du i rutan ”kompatibel (PDF/A)”. Då bäddas typsnitten in i dokumentet.
  • När du sparar, välj Alternativ och försäkra dig om att ”Visa taggar för dokumentstruktur” är markerad. Detta val är markerad som standard, men kan bli avmarkeras under vissa omständigheter.
  • Om du väljer ”Minimera storlek” för att minska storleken på PDF, vara noga med att upprepa föregående steg, eftersom detta alternativ oavsiktligt kan avmarkera valet ” Visa taggar för dokumentstruktur ”.

Word (Mac)

I Office för Mac kan Word generera en taggad PDF-fil som bevarar ett dokuments tillgänglighetsanpassning. För att använda denna funktion:

  • Gå till Arkiv. Välj ”Spara som…” och välj PDF från de dokumentformat som erbjuds. Som standard skapas en PDF-fil som bevarar Word-dokumentets tillgänglighetsanpassningar.
  • När du sparar, se till att kryssrutan ”Bäst för elektronisk distribution och tillgänglighet” är markerad. Filen konverteras till tillgänglig PDF online av Microsoft.

Om du inte har tillgång till originaldokumentet i Word-format

Om du inte har tillgång till originaldokumentet i Word-format, kan du försöka åtgärda bristerna direkt i pdf-dokumentet genom att följa guiden Åtgärda icke-tillgängliga PDF-dokument med Adobe Acrobat Pro.

Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Word

/i , ,

Microsoft Word är ett populärt program som kan producera tillgängliga dokument. Texten i Word-dokument kan läsas av hjälpmedel som t.ex. skärmläsare och Braille-enheter. Men för att ett Word-dokument ska vara fullt tillgängligt, måste textförfattarna följa de principer som beskrivs i översikt av tillgängliga dokument. Nedan beskrivs de grundläggande stegen för att producera tillgängliga dokument

Använd rubriker

Att använda bra rubrikstrukturer hjälper människor utan syn att förstå hur dokumentet är organiserad. Skärmläsare och punktskriftsläsare kan då hoppa mellan rubriker, vilket gör navigering mycket mer effektivt än om det inte finns några rubriker i dokumentet.

Rubriker bör användas som en del av dokumentets struktur. Det gör man genom att använda stilen ”Rubrik 1” för huvudrubriken och  stilen ”Rubrik 2” för underrubriker. Om det finns ytterligare nivåer av rubriker i dokumentet struktur fortsätter man med ”Rubrik 3”, ”Rubrik 4” o.s.v. I längre dokument bör man skapa en automatisk innehållsförteckning som utgår ifrån en korrekt rubrikstruktur. Innehållsförteckningen underlättar navigeringen i längre dokument.

Använd listor

Listor bör skapas med hjälp av Words inbyggda verktyg för ordnade- (numrerade) och oordnade (punkt)- listor. Utan att använda dessa verktyg förstår inte skärmläsare att det är en lista som presenteras för läsaren.

Observera att både ordnade- och oordnade listor är mycket anpassningsbara. Klicka bara på pilen bredvid önskad listan för att utforma en lista som passar dina behov.

Lägg alternativ text för bilder

I de flesta versioner av Word kan du ange alternativ text genom att högerklicka på en bild och välja Formatera bild. I dialogrutan för format väljer Alt-text. För att skriva in alt text i Office, högerklicka en bild och välj storlek och placering. Välj sedan Alt text.

Identifiera dokumentspråk

I Office (Mac), välj Verktyg> Språk från programmenyn för att välja standardspråket för dokumentet. För att välja ett annat språk för en del av dokumentets innehåll, markera varje främmande språk individuellt, välj sedan Verktyg> Språk för att ange språket för varje del.

I Office för Windows, är samma alternativ som ligger i menyfliksområdet. Inom fliken Granska, välj Språk, välj sedan Ange redigeringsspråk.

OBS: Dessa inställningar påverkar för närvarande bara tillgängligheten av Word-dokument. Språkinställningar förs inte över om dokumentet exporteras till en PDF. Om PDF är det slutliga formatet för dokumentet, måste du göra nya språkinställningar för PDF-dokumentet med hjälp av Adobe Acrobat Pro/X.

Kontrollera tillgängligheten

Microsoft Word har en inbyggd kontroll av dokumentets tillgänglighet. En analys av dokumentet görs och om brister hittas, presenteras också förslag på åtgärder för att åtgärda dessa brister.

Om du använder Word för Mac: Klicka på fliken Granska och på knappen Kontrollera tillgänglighet.

Om du använder Word 2019 för Windows: Klicka på fliken Arkiv. Välj Info i menyn och sedan Kontrollera dokument. Där finns ett alternativ som heter Kontrollera tillgänglighet. Klicka på knappen så öppnas en vy på höger sida av dokumentet där varningar och fel i dokumentet visas.

Använd tabeller med eftertanke

Word har begränsningar när det gäller att skapa tillgängliga tabeller. I Översikt över tillgängliga dokument, beskrivs hur tabeller kan vara svåra för användare med skärmläsare att förstå, om de inte innehåller information som uttryckligen definierar relationerna mellan alla delar i tabellen (t ex rubriker och dataceller).  Word kan klara av en enkel tabell med en rad av kolumnrubriker, så länge det inte finns nästlade rader eller kolumner. Mer komplexa tabeller kan endast göras tillgängliga via dokumentformaten HTML eller Adobe PDF (i det fallet kan dokumentet göras tillgänglig genom att märka upp tabellen vid konvertering till PDF med programmet Adobe Acrobat Pro/X).

Komplexa tabeller kan ofta förenklas genom att man bryter ned dem till flera enklare tabeller med en rubrik ovanför varje tabell. För enklare tabeller krävs ett steg för att göra tabellen tillgänglig och det är att identifiera vilken rad som innehåller kolumnrubrikerna. För att göra detta i Word, markera tabellen och högerklicka. Välj Tabellegenskaper (eller välj Tabell i menyn och sedan Tabellegenskaper). När dialogrutan öppnas, klicka på fliken Rad, och kryssa i rutan som säger ”Upprepa rubrikraden högst upp på varje sida”.

När du exporterar till PDF, lär dig hur du kan bevara dokumentets tillgänglighet

Det finns rätt sätt och fel sätt att exportera till PDF. De åtgärder som krävs beror på vilken version av Microsoft Word du använder. Mer information finns i guiden att Skapa tillgängliga PDF-filer från Microsoft Word.