Ställ in Outlook med mailkonto i M365/O365
Manualer som beskriver hur du ställer in e-posten i Outlook på olika operativsystem/enheter.
Skapa en bokningssida i Bookings
Bookings är ett digitalt bokningsverktyg där du kan schemalägga olika typer av bokningsbara tider och möten – som personer sen kan boka in sig på. Det kan till exempel vara handledningstider, rådgivning, möten, eller andra tjänster. Här finns en beskrivning av hur du gör för att skapa din egen delade bokningssida. Vill du veta hur du kommer igång med Bookings med mig rekommenderar jag att du tittar på denna sida: Mer information om hur du kommer igång med mötestyper i Bookings med mig
- Gå till portalen på m365.umu.se
- Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings.
- Nu är du på Bookings startsida.
- För att skapa en mötestyp i Bookings för mig klickar du på Skapa mötestypen. Mer information om hur du kommer igång med mötestyper i Bookings med mig
- För att skapa en ny delad bokningssida klickar du på Skapa bokningssida
- Välj om du vill skapa en ny bokningssida, eller om du vill klona från en befintlig kalender (bokningssida). För att skapa en ny väljer du Skapa från början.
- Nu väljer du ett namn till din bokningssida, visningsnamnet kan ändras i efterhand, däremot ändras inte adressnamnet, så tänk på att om du ändrar namn på din bokningssida ändras enbart visningsnamnet. Du kan även lägga till en logotyp som kommer att synas på startsidan för bokningssidan. På ”verksamhetstyp” väljer du det som passar bäst in på din bokningstjänst.
- Här kan du välja om du vill bjuda in annan personal till bokningssidan. I sökrutan söker du efter personer inom organisationen. Du kan i efterhand lägga till fler personer som ska få åtkomst till bokningssidan. Du som skapar bokningssidan är “Administratör” och kan hantera och redigera bokningssidan. De personer du bjuder in, blir automatiskt “gäster”, och har inte samma behörigheter. Detta kan ändras när bokningssidan är skapad. Du kan även sätta upp rum och resurser som personal, om du vill ha en bokningskalender för dessa.
- Här kan du anpassa dina tider för din tjänst. Klicka på Ändra om du vill ändra de förinställda tiderna. Du kan även ändra och anpassa tiderna när bokningssidan är skapad. Klicka på Nästa för att fortsätta skapandet av bokningssidan.
- Nu kan du välja vem som kan boka avtalade tider. När du valt vem som kan boka, klicka på Skapa kalender.
– Ingen självbetjäning: Detta innebär att enbart personal kan lägga in tider och boka i kalendern.
– Personer i organisationen: Detta innebär att man måste ha ett Umu-ID för att kunna boka tider i bokningskalendern.
– Alla: Detta innebär att vem som helst kan boka tider på bokningssidan, både personer inom Umeå Universitet, och externa.
- Nu är din bokningssida skapad. Du kan dela länken direkt om du vill. Klicka på Kom igång för att redigera din bokningssida och anpassa schemaläggningen.
Blockera eller släpp e-post som hamnat i spamfilter
Du kan få ett e-postmeddelande från avsändaren noreply@umu.se om att du har ett e-postmeddelande i spamfiltret. Om du anser att meddelandet är säkert kan du välja att släppa igenom det så det hamnar i din inkorg. Om meddelandet är skräppost behöver du inte göra någonting, det kommer automatiskt raderas om 30 dagar.
Så här ser meddelandet ut:
Välj Släpp för att släppa igenom meddelandet till din inkorg.
Välj Blockera avsändare för att blockera avsändaren.
Välj Granska meddelande för att granska meddelandet för att ta ställning till om du vill släppa igenom det eller inte. Du kommer då till denna vy:
Markera meddelandet och välj Släpp för att släppa meddelandet till din inkorg eller Ta bort meddelanden för att radera meddelandet.
Hänvisa samtal i Teams
Om du inte kan eller vill ta emot samtal i Teams kan du hänvisa dina samtal på några olika sätt.
Välj statusen stör ej
Välj statusen Stör ej för att hänvisa samtal och tillfälligt stänga av aviseringar.
Klicka på din profil uppe i högra hörnet, klicka sedan på statusen och välj Stör ej.
För personen som ringer till dig kommer kommer samtalstoner gå fram, men du kommer inte att höra det eller få några notiser i Teams utan får ett missat samtal.
Under Varaktighet kan du välja hur länge du vill att statusen visas.
Välj att vidarekoppla samtal
Gå till fliken ”Samtal” i vänster menyn i Teams. Längst ner till vänster kan du välja “Vidarekoppla mina samtal” och vad som ska ske vid vidarekoppling, till exempel att vidarekoppla till röstbrevlådan eller något annat telefonnummer.
OBS! Kom ihåg att ändra tillbaka inställningen till ”Vidarekoppla inte” när du vill vara nåbar igen.
Vid längre frånvaro, till exempel semester eller tjänstledighet
Om du har schemalagt dig som “Frånvarande” i din kalender i Outlook så visas du även med statusen “Frånvarande” i Teams.
Om du lägger in ett autosvar i Outlook så visas även det i Teams, i ditt statusmeddelande.
När du är frånvarande i Teams hänvisas dina samtal som standard till röstbrevlådan.
Mer inställningar för samtal
För mer inställningar kopplat till samtal går du till de tre prickarna och inställningar i Teams. Där väljer du sedan fliken Samtal
Ta bort konto i Outlook för Mac
1. Starta Outlook, klicka på Outlook, Inställningar och sedan Konton.
2. Markera kontot som ska tas bort och klicka sedan på ”-” längst ner.
3. Klicka sedan på knappen ”Ta bort”.
Skicka från alias i din e-post i Microsoft 365
Ibland vill du kanske skicka e-post från ett alias som är kopplat till din e-postadress i Microsoft 365. Det alias du vill använda måste dessutom vara upplagt i din användare – en användare kan inte själv lägga till ett alias. När det är gjort är det enkelt att skicka från ett alias.
- Skapa nytt e-postmeddelande
- Klicka på fliken options/alternativ.
- Välj att visa From/Från-fältet. Från-fältet läggs då till.
- Klicka på From/Från-knappen i brevet.Första gången måste du ange din student.umu.se-adress. Klicka på Från/From och välj sedan annan e-postadress/other email address och ange din studentepost i formen: umuid@student.umu.se.Nästa gång kommer adressen finnas som ett valbart alternativ när du klickar på Från/From.
Skapa tavelvy i Microsoft Lists
Microsoft Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och arbeta i listor med vem du vill. I dina listor kan du skapa olika filter och vyer beroende på hur du vill se listans innehåll. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy.
En tavelvy kan vara användbar vid uppgiftshantering i till exempel projekt som kräver översikt och tydlig visualisering av status på uppgifter. Tavelvyn skiljer sig från den klassiska listvyn genom att visa varje rad som ett eget kort.
Skapa tavelvy:
- Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i.
- Klicka på Lägg till vy till höger om Alla objekt i menyraden
- I rutan som dyker upp väljer du vilken typ av vy du vill skapa och vad vyn ska heta:
1. Ge din nya vy ett namn.
2. Under Visa som väljer du vilken typ av vy. Välj här Tavla för en tavelvy
3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på Välj kolumn.
Om du har färdiga kolumner väljer du den en av dessa alterantivt valet att skapa en ny kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter. Ett vanligt exempel är att organisera efter status, plats eller datum. Detta går att ändra i efterhand.
4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra som har tillgång till listan bockar du i rutan Gör den här till en offentlig vy under synlighet. Om du vill att vyn ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.
5. När du är redo, klickar du på Skapa.
- Nu har du skapat din nya Tavelvy! Alla dina vyer syns som flikar ovanför innehållet och du kan enkelt gå mellan dessa beroende på ditt behov.
I vyn kan du skapa nya buckets (alternativ i den kolumn nu valt att organisera efter) och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på + i det högra hörnet på dina buckets. Klicka enkelt på ett av korten för att få all information eller ändra redan tillagd information. I bucketen Otilldelade objekt hittar du kort som saknar information i den kolumn du valt att organisera tavlan efter.
Om grupper i Microsoft 365
När du lägger till en medlem i en grupp i Microsoft 365 så får den korrekt behörighet på allt som gruppen omfattar med hjälp av tjänsten Microsoft 365 Groups. Grupper ska helst ha två ägare och det är viktigt att ta bort grupper som inte längre används.
Vad är en Microsoft 365-grupp och hur skapas den?
Du kan samla personer som du vill samarbeta med i en Microsoft 365-grupp. I den kan ni dela olika resurser.
Det skapas alltid en Microsoft 365-grupp ”i bakgrunden” när du skapar något av detta i Microsoft 365:
- Delat bibliotek i din OneDrive
- Sharepoint
- Planner
- Team
De personer som har tillgång till t ex plannern har alltså också tillgång till M365-gruppen.
Grupper som du är med i syns i menyn till vänster i Outlook, under ”Grupper”, med undantag för dina Teams som är dolda i Outlook.
Vad kan vi använda gruppen till?
Medlemmarna i gruppen kan dela olika resurser till exempel en gemensam e-postlåda och en gemensam kalender.
Gemensam e-postlåda
Den gemensamma e-postlådan kan gruppen använda för att skicka mejl inom gruppen.
E-postadressen blir gruppensnamn@o365.umu.se. Därför bör inte gruppens gemensamma e-postlåda användas för att göra externa mejlutskick.
Inställningarna till gruppens e-postlåda hittar du i Outlook. Sök upp och klicka på gruppen under ”Grupper”, klicka sedan på kugghjulet ”Gruppinställningar”.
Gemensam kalender
Den gemensamma kalendern kan användas för gemensam planering inom grupper, som en digital anslagstavla, gemensamma möten med mera. Endast medlemmarna i gruppen har tillgång till den.
Roller i Microsoft 365 grupper
Det finns tre olika roller: ägare, medlem och gäst.
Ägaren administrerar vilka som ska vara medlemmar, därför är det bra om man är minst två som är ägare av en grupp.
Medlemmar och gäster har i stort sett samma behörigheter vilket är att skapa, läsa och redigera innehåll.
Viktigt att ta bort inaktiva grupper
Om du är medlem i eller äger många grupper så kan du uppleva att det är svårt att navigera bland grupper som inte längre används. Grupper kan döljas vilket underlättar navigering, men dessa grupper kan också utgöra ett hot mot informationssäkerheten och då främst om det finns information som ingen äger och tar ansvar för. Har du dessutom bjudit in externa gäster med konton som UmU inte hanterar så kan dessa konton hamna i händerna på personer som inte är avsedda att ta del av informationen.
Därför rekommenderar vi att du tar bort grupper som inte längre används. Tänk på att om du tar bort en grupp försvinner allt innehåll kopplat till gruppen.
Ta bort grupper i Microsoft 365
Ta bort grupper i verktyget
Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. För att ta bort en grupp behöver du vara ägare i gruppen.
Ta bort grupp i Planner
- Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
- För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinformation.
- Längst ner i dialogfönstret för Planinformation hittar du länken för att ta bort gruppen ”Ta bort den här planen”.
Ta bort grupp i Sharepoint
- Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
- Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet högst upp till höger få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort site.
Ta bort grupp i Teams
- Gå till Teams och välj Team i menyn till vänster.
- I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn.
Administrera grupper via Outlook
Du kan också administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.
- Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
- Välj Grupper i menyn till vänster.
- Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
- Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar (pennan) bredvid grupppens namn. I den ruta som nu öppnas kan du administrera din grupp.
